Systematic skaber værdi og optimerer arbejdsprocesser med RPA
Hos Systematic er softwarerobotter blevet et værdifuldt redskab. RPA-teknologien har hjulpet virksomheden med at skabe et stort fokus på optimering af arbejdsprocesser og frigivet tid hos medarbejderne. Det har medført, at medarbejderne nu kan fokusere på spændende og mere værdiskabende opgaver.
Systematic er en global IT-virksomhed, som leverer softwareløsninger med en mission om: at gøre det lettere for deres kunder at træffe beslutninger i kritiske situationer. Virksomheden har over 1.000 ansatte i 11 lande samt kunder i hele verden, hvor over 1 million anvender Systematics softwareløsninger.
"Jeg vil klart anbefale andre virksomheder at arbejde med RPA, både i forhold til at opnå nogle af de åbenlyse fordele ved at spare tid og opnå højere kvalitet, men grundlæggende også for at bruge det som driver til at forbedre sine processer."
- Dion Valente, Project Manager RPA i Systematic
Store RPA-ambitioner
Selvom Systematic altid har haft et stort fokus på at forbedre standardiserede processer, er der stadig arbejdsopgaver, som er manuelle, tidskrævende og personafhængige. Det var derfor et naturligt næste skridt for virksomheden at starte deres RPA-rejse.
Allerede fra starten af rejsen havde Systematic store ambitioner med automatisering. Den globale softwareudviklingsvirksomhed har vækstet i mange år. Det er derfor vigtigt for dem, at de kan skalere processer ved automatisering - for at gøre workflowet hurtigere og frigive tid til medarbejderne. For at indfri ambitionerne og komme godt fra start, valgte Systematic NORDIC RPA som samarbejdspartner.
”Vi valgte at starte op sammen med NORDIC RPA, fordi vi gerne ville udnytte sammenspillet mellem vores egne kompetencer og også få nogle ind, som kunne hjælpe os hurtigt i gang, så vi undgår faldgruber, og give os træning i at bruge værktøjerne.” siger Dion Valente, Project Manager RPA i Systematic.
Godt fra start
I opstartsfasen var det vigtigt for Systematic hurtigt at få den første proces i gang og forstå, hvordan værktøjerne kunne bruges. Et eksempel på en af arbejdsprocesserne er udarbejdelse af ansættelseskontrakter i HR-afdelingen.
Førhen tog det omkring 15 minutter per kontrakt, hvor medarbejderen hentede data fra e-mails og manuelt indsatte det i en kontrakt template og sendte den afsted. I dag hjælper robotten til og gør det hele automatisk og fejlfrit hver gang, så det kun tager cirka 1 minut at udarbejde en ansættelses-kontrakt.
”Fordelen ved at indføre RPA har helt klart været at få frigjort meget tid i min dagligdag. Derudover er resultatet af processerne strømlinet og fejlfrie hver gang i stedet for, at der er forskel på hvem der sidder og udarbejder kontrakterne.” - Tina Rasmussen, medarbejder i People and Culture i Systematic.
Den frigjorte tid bliver nu, i et stort omfang, benyttet til at udvikle nye idéer til potentielle processer, som kan automatiseres. Derudover at inspirere andre medarbejdere til, hvilke processer en robot kan overtage.
Skalering i fokus
I dag har Systematic været i gang med deres RPA-rejse i 2 år og har automatiseret processer i en række afdelinger, heriblandt HR og IT. Virksomheden har støbt et stærkt fundament til at skalere RPA-initiativet. De er allerede godt i gang med at udbygge RPA i flere dele af virksomheden, samt udvikle flere processer i de afdelinger, hvor robotterne allerede skaber værdi.
I starten af RPA-rejsen arbejdede Systematic med fokus på centrale flows, og i fase 2 er der fokus på, hvordan enkelte medarbejdere kan automatisere lokale processer på eget skrivebord. Det er i den forbindelse også afgørende, at alle medarbejdere får øjnene op for, hvordan robotterne kan skabe stor værdi. Dermed kan snebolden rulle, og flere medarbejdere kan henvende sig og bidrage med nye potentielle processer.
"Efter vi har fået RPA implementeret, har der været mange samtaler og møder omkring, hvad robotten gør, og hvordan den gør hverdagen nemmere. Det har spredt sig i store dele af Systematic, og mange henvender sig med nye potentielle processer, så der er virkelig stor interesse for det."
- Kasper Aldsen, Major Incident Manager i Systematic
Allerede nu ses der store fordele ved implementering af RPA-teknologien i Systematic, og den store interesse har kun forhøjet ambitionerne for fremtiden. Den globale softwareudviklingsvirksomhed ønsker at automatisere endnu flere processer og standardisere arbejdsgangene, for at opnå strømlinede processer og højere kvalitet. Derudover har robotterne en tydelig positiv effekt på medarbejderne, så Systematics RPA-rejse er kun lige begyndt.
