Virksomheder starter RPA-rejsen i økonomiafdelingen
I de senere år har RPA (Robotic Process Automation) været et tema i mange større virksomheder. Teknologien anvendes til at automatisere arbejdsgange i alle afkroge af virksomheder med henblik på at effektivisere manuelle processer og skabe værdi. På trods af det vidtrækkende potentiale, får softwarerobotter i to ud af tre virksomheder sin debut i økonomiafdelingen. Det viser en undersøgelse fra verdens førende RPA-software platform, UiPath.
“Vi ser ofte, at ambitionen om at implementere softwarerobotter udspringer fra CFOén. Det skyldes dels, at RPA typisk drives af en god business case samt fokus på forretningen, og dels fordi økonomifunktionen er et godt udgangspunkt for et pilotprojekt, da processerne oftest er regelbaseret."
- Markus Sisseck, seniorkonsulent i NORDIC RPA.
Softwarerobotter er eksperter i at automatisere såkaldte ‘regelbaserede opgaver’. Det vil sige gentagne opgaver, som skal udføres med en vis frekvens på samme måde hver gang.
“Man laver altid fakturaer efter den samme opskrift, og man laver regnskab efter nogle bestemte regler. Fordi disse processer er ens hver gang, er de særlig egnet til automatisering."
- Markus Sisseck, seniorkonsulent i NORDIC RPA.
Tidsbesparelser i Hornsyld Købmandsgaard
Et eksempel på en virksomhed, som har anvendt softwarerobotter til at automatisere regelbaserede processer i arbejdet med regnskaber, er Hornsyld Købmandsgaard. De har i samarbejde med Nordic RPA bl.a. implementeret en softwarerobot til konsolideringsprocessen i økonomiafdelingen. Robotten er i stand til at minimere manuelle elimineringer, hvilket har optimeret processerne signifikant og sparet medarbejderne for mange timers arbejde. Resultatet er frigivet tid, som medarbejderne kan bruge på mere værdiskabende analysearbejde og kognitive processer.
“Robotter arbejder ofte op til seks gange hurtigere end en medarbejder. Derudover er de ikke begrænset af åbningstiden eller en 37 timers arbejdsuge. Det betyder blandt andet, at når medarbejderne møder ind, så er bunken af opgaver, der venter på dem, reduceret væsentligt."
- Markus Sisseck, seniorkonsulent i NORDIC RPA.
Den markante effektivitetsforbedring er ikke den eneste fordel som økonomiafdelingen kan opnå ved hjælp af softwarerobotter. For når robotten er programmeret til at udføre en bestemt opgave, løser den opgaven på præcis samme måde hver gang, og formindsker dermed antal fejl.
“En softwarerobot udfører altid opgaver på præcist samme måde, så den laver ikke fejl. Det er vigtigt, i forbindelse med eksempelvis regnskabs- og månedsregnskabsprocedure og afrapportering mv.”
- Markus Sisseck, seniorkonsulent i NORDIC RPA.
Regnskab og RPA går hånd i hånd
Det er ikke tilfældigt, at mange virksomheder starter med at implementere softwarerobotter i økonomiafdelingen. Det globale konsulenthus McKinsey har nemlig undersøgt forskellige sektorers potentiale for automatisering. Her konkluderer de, ifølge undersøgelsens rapport, at hele 43 procent af opgaverne i økonomiafdelingerne potentielt kan automatiseres med robotter.
“Robotterne kan programmeres til at assistere med specifikke opgaver under forløbet. Det kan eksempelvis være kontrol af regnskaber, at de henter den data, som medarbejderen skal bruge, eller at de sammenkobler forskellige dokumenter og sender dem ud de rigtige steder. Anvendelsesmulighederne er mange, og du kan selv vælge, hvilke processer robotten skal løse, og så lade resten være betinget af et menneske."
- Markus Sisseck, seniorkonsulent i NORDIC RPA.
RPA som supplement
Det høje automatiseringspotentiale betyder dog ikke, at økonomiafdelingens ansatte bør frygte, at robotterne overtager deres job. Softwarerobotter skal nemlig anses som en kollega, der understøtter medarbejderens arbejde i spidsbelastningsperioder, og ikke som en trussel.
“Økonomiafdelinger er særligt præget af spidsbelastningsperioder, hvor medarbejderne er ekstremt pressede. Det er blandt andet ved månedens afslutning, kvartalsafslutning og når der skal laves års- og halvårsregnskab. Med softwarerobotter sikrer man en mere jævn arbejdsbyrde over tid, fordi de tager toppen af de rutineprægede opgaver".
- Markus Sisseck, seniorkonsulent i NORDIC RPA.
Afhængig af den spidsbelastning, som virksomhedens økonomiafdeling oplever, kan brugen af softwarerobotter nemt intensiveres eller mindskes uden de store omkostninger.
“Du kan nemt skalere brugen af softwarerobotter op eller ned afhængig af situationen. Teknologien er på den måde meget fleksibel. Alternativet er, at man bruger tid og penge på at ansætte og oplære en assistent i spidsbelastningsperioderne, og det kan være omkostningsfuldt på den lange bane."
- Markus Sisseck, seniorkonsulent i NORDIC RPA.
Hurtig tilbagebetaling
Et eksempel på en virksomhed, hvis økonomiafdeling har fået assistance af softwarerobotter i spidsbelastningsperioder, er et schweizisk medicinalfirma. De har fået udviklet en løsning med verdens førende RPA-platform UiPath, som også er platformen NORDIC RPA udvikler i.
Før implementeringen brugte tre medarbejdere i medicinalfirmaet alt deres tid på at håndtere 1800 fakturaer om måneden. Disse medarbejdere blev voldsomt aflastet efter implementeringen af software robotterne. Robotterne sparede nemlig medarbejderne for 90 procent af de manuelle opgaver. Dermed skabte de en 90 procent hurtigere proces med en fejlmargin på 0. Virksomheden oplevede en tilbagebetalingstid (ROI) på under to måneder.
Vil du vide mere?
Vil du vide mere om RPA og læse om gode råd til at få fuld udbytte ud af teknologien, så læs med her:
