Supply Chain: Ordrehåndtering

Tidligere har vi præsenteret vores gennemgående Supply Chain tema, hvor vi har givet et overbliksbillede over, hvorfor RPA er velegnet til at effektivisere i Supply Chain. Vi har ligeledes beskrevet, hvilke seks hovedområder i værdikæden, som har stort optimeringspotentiale og kort introduceret, hvordan RPA kan implementeres (læs mere).

Denne artikel vil gå i dybden med ét af de seks områder: ordrehåndtering.

Kundeservicemedarbejdere er bundet af manuelle indtastningsopgaver

Vi har på vores kundeprojekter erfaret, at medarbejderne i en kundeservicefunktion ofte er bundet af mange manuelle opgaver og gentagende handlinger. Det er i særdeleshed i ordrehåndteringen, at der findes mange repetitive opgaver, som koster både tid, penge og nøjagtighed.

En af de processer som er tidskrævende og forbundet med en relativ høj fejlrisiko er, når en medarbejder skal overføre informationer fra en kundes ordre til virksomhedens system. Det skyldes, at der manuelt skal indtastes informationer fra et system til et andet. Indtastningerne vil variere alt efter hvilken kunde, vare og dato, medarbejderen skal indtaste oplysninger omkring. For at minimere fejl, tager det tid for medarbejderen at sætte sig ind i ordreoprettelsen. Desværre er det ofte kendt, at en medarbejder, som manuelt indtaster oplysninger, laver fejl undervejs, eksempelvis når de forstyrres af telefonopkald, kollegaer og pauser.

Fejl i manuelle indtastninger påvirker kunde- og medarbejdertilfredsheden

Jens Sønderby Nielsen, Senior RPA Consultant hos Nordic RPA erfarer, at: ”(…) når der fejl i den ordre, som medarbejderen skal indtaste, kan det have konsekvenser for resten af forsyningskæden”. Konsekvenserne kan både opstå, hvis ordren ikke, eller kun delvist, er oprettet, eller hvis den er fejlbehæftet.

Udover udfordringen i det tunge og gentagende arbejde ved manuel indtastning af en salgsordre, kan der i denne sammenhæng også opstå andre problemer. Nedenfor har vi oplistet eksempler på, hvilke udfordringer, der kan opstå ved manuel overførsel af data fra en kundeordre til et virksomhedssystem:

• Oprettes ordren ikke eller for sent, kan indkøbte varer blive stående på lager og optage plads, selvom der var en forventning om en ordre. I nogle tilfælde forældes de indkøbte varer, inden der opstår en ny ordre. Dette bevirker lav kunde- og medarbejdertilfredshed, da medarbejderen vil modtage en klage fra kunden. Derudover kan det presse forsyningskæden, hvis resten af ordren, på baggrund af fejl, skal hastes igennem.
• Oprettes ordren kun delvist, kan man igen risikere lav tilfredshed fra både kunden og medarbejderen. Derudover kan det ligeledes presse forsyningskæden, hvis resten af ordren skal hastes igennem.
• Oprettes ordren med fejl, kan det have store konsekvenser for både kunde- og medarbejdertilfredsheden samt hele forsyningskæden. Jo senere fejlen opdages, jo sværere kan det også være at rette op på den igen.

Hvor kan softwarerobotter sætte ind?

Med softwarerobotter kan man automatisere en række processer i ordrehåndteringen og dermed komme overstående udfordringer til livs.

En softwarerobot kan overtage følgende opgaver:

1. Aflæsning af ordre: En softwarerobot vil, som et menneske, kunne modtage en e-mail med vedhæftning af ordre, eller logge på en ordreportal, og dermed aflæse ordreinformationen.
2. Validering af ordre: Efter aflæsning kan robotten tjekke op på diverse lister, eksempelvis pris- og lagerlister i forhold til om varens pris og tilgængelighed er i orden. Skulle det ikke være tilfældet, kan robotten videresende til manuel håndtering, hvor der gøres opmærksom på udfordringen ved ordren.
3. Ordreoprettelse: Er alt i orden med ordren, kan robotten logge på ERP-systemet, oprette ny ordre og indtaste informationen i ordren herunder ordrelinjerne.
4. Produktionsteam forberedelse: Alt efter behov, kan robotten herefter klargøre produktionsmapper med relevante filer, såsom BOM lister, pakkelister og så videre, så produktionsteamet har hvad de skal bruge til færdiggørelse af ordren.
5. Ordrebekræftelse til kunde: Til slut kan softwarerobotten bekræfte retur til kunden, at ordren er modtaget og oprettet, samt melde tilbage med forventet leveringstidspunkt.
6. Opdatering af ordre: Løbende kan softwarerobotten følge op på eksisterende ordre i forhold til eventuelle forskydninger i leveringsdatoer, og informere kunden hurtigst muligt, for at optimere kundetilfredshed.

Automatisering frigiver tid til mere værdiskabende opgaver

Ved at lade robotter overtage de gentagende arbejdsopgaver, får den enkelte medarbejder tid til at udføre mere værdiskabende opgaver. Softwarerobotterne optimerer ordrehåndteringen ved at reducere fejl og mangler. Dette bidrager ydermere til en øget medarbejder- og kundetilfredshed. Hastigheden på ordreoprettelsen stiger lige så vel som kvaliteten af data. Softwarerobotternes hurtige og fejlfrie opgaveløsning vil derudover resultere i tilfredse kunder, som oplever høj kvalitet i service. Derfor, er der god grund til at zoome ind på specifikke områder i Supply Chain, som ordrehåndtering, for at få kortlagt, hvor der kan optimeres og effektiveres ved hjælp af RPA.

Vil I automatisere og effektivisere processer, for at skabe mere værdi i virksomheden? Så book et møde her, og hør mere om hvad vi kan gøre for jer.