Automatisering først

Når en ny proces er designet til at udføres af mennesker, så er det naturligt, at processen skal reguleres og optimeres over tid for at imødekommende de uundgåelige og konstante ændringer. Det kan være alt fra udviklingen af de individuelle trin i processen, det anvendte system og de involverede medarbejders interaktion, som skal optimeres over tid. Men med RPA kan optimering af disse processer i høj grad accelereres, da RPA-teknologien nemt kan tilpasses nye ændringer. Det får man særligt stort udbytte af, hvis man implementerer RPA først i arbejdsprocessen og dermed anvender ’automatisering først’ tilgangen.

Tag for eksempel en virksomhed som står overfor at ændre deres HR onboarding platform indenfor 1-2 år. De fleste vil argumentere for, at det er bedst at vente med automatisering af processerne til den nye platform er på plads, og hvor den nye onboarding proces er implementeret. Denne fremgangsmåde med ’automatisering sidst’ kan dog muligvis have en negativ effekt. Virksomheden vil operere i et suboptimalt system indtil gennemførelsen af det nye, og dermed ikke få fuldt udbytte.

Fremgangsmåden med ’automatisering sidst’ kan være uhensigtsmæssigt, da organisationen dels skal håndtere implementeringen af en ny platform, og dels gennemføre driften i et eksisterende system, som er manuel og tidskrævende. Dette kan efterlade virksomheden med begrænsede muligheder. Derudover kan der være risiko for, at det nuværende og det nye system ikke stemmer overens, og at nogle processer kategoriseres som ‘data gaps’, samt begrænsning i at håndtere nye krav fra ledelsen eller myndigheder mv.

Hvis RPA derimod implementeres først i processen, sparer det tid og ressourcer. RPA kan indsættes hurtigt og forud for det nye system, så virksomheden kan opnå en hurtig tilbagebetaling, samt frigørelse af medarbejdere, der kan fokusere på kommende initiativer.

Mindre stress og færre omkostninger

Med ’automatisering først’ kan man opnå fuldt udbytte af sin RPA-investering. Herunder er et vigtigt element for mange virksomheder også, at medarbejdertilfredsheden øges. Ved at fjerne manuelle og tidskrævende opgaver fra medarbejderne påvirker det oftest, at de er mindre stressede. Omvendt ses det også, at hvis en virksomhed anvender ’automatisering sidst’ tilgangen, så har medarbejderne langt større tendens til stress. Det ses blandt andet i en undersøgelse fra McKinsey.

Ifølge McKinsey oplever 73% medarbejdere, som er påvirket af større ændringer, moderat til højt stressniveau. Det skyldes blandt andet, at større organisatoriske ændringer typisk efterfølges af et par runder ’change management’.

Den første ’change management’ rammer når ændringen af det nye system finder sted, hvor medarbejderne lærer hvordan processerne har ændret sig, og hvordan det nye system fungerer mv. - hvilket ofte kræver mange timer.

Anden runde foregår post go-live, hvor RPA er implementeret og bygget op til at udføre dele af processen. Her skal medarbejderne lære, hvordan robotten arbejder, og hvordan interaktionen mellem dem og robotten fungerer. Dermed kan det være frustrerende og stressende for medarbejderne at lære hele systemet at kende for at anvende det i en kort periode, hvorefter det overlades til robotten.

Den simpleste måde vil derfor være at medarbejderne kun skal igennem en runde af ‘change management’, hvor RPA implementeres i starten. Efterfølgende ændringer kan dermed foregå hurtigt - med lave omkostninger - og kan nemt tilpasses til processen.

Agilitet og reaktionstid

I mange virksomheder spiller timing en stor rolle, og det er vigtigt at kunne reagere hurtigt for at bevare konkurrenceevnen. Der er typisk helt specifikke tidspunkter på en måned eller år, hvor der er travlt og brug for ekstra arbejdskraft. Mange eksterne faktorer kan pludseligt være med til at påvirke volumen i virksomheden, og det kan hurtigt resultere i overarbejde for medarbejdere, og dertil risikoen for flere fejl i arbejdsprocessen. Derfor vil det være optimalt, at virksomheder sørger for at automatisere de processer, som i høj grad er udsat for eksterne faktorer med risiko for større ændringer i volumen. Softwarerobotter vil dermed hele tiden kunne tilpasse sig arbejdsmængden og udføre arbejdet hurtigere og fejlfrit.

Det er særligt afgørende at være agil og have en hurtig reaktionsevne i en uforudsigelig tid som nu, hvor vi står midt i en pandemi. Ved at automatisere så mange processer som muligt, er det i højere grad muligt at tilpasse arbejdskraften efter en meget svingende volumen, som en pandemi kan forårsage. Derudover kan det også være med til at skabe fremtidige fordele og et godt fundament til at udbygge RPA-initiativet til en endnu større skala.

Tiden er til at automatisere nu

Der er ingen grund til at vente med at automatisere. Undgå den ”digitale gæld” ved at implementere RPA tidligt i processen og opnå store fordele. RPA-teknologien kan nemt tilpasses og er med hurtig tilbagebetaling, så jeres organisation er klædt godt på til de uundgåelige og konstante ændringer. I opnår dermed konkurrencefordele, og er forberedt på uforudsigelige ændringer i volumen, så i altid har hurtig og effektiv arbejdskraft – og ikke overbelaster medarbejdere.