RPA kickstarter virksomheders digitalisering og forbedrer bundlinjen
Det er almindelig kendt, at cirka 40 procent af alle arbejdstimer i Danmark kan erstattes med allerede kendt teknologi. Det betyder, at man kan bruge tid på kerneopgaverne, og alt det rutineprægede arbejde kan overlades til softwarerobotter. Det ses blandt andet på bundlinjen for den internationale saml-selv møbelvirksomhed Tvilum. De har brugt Robotic Process Automation (RPA) som en genvej til store produktivitetsgevinster.
Skab en “digital first” tankegang
Der er ofte flere forskellige tilgange til at automatisere. Det vigtigste er at skabe en ”digital first” tankegang og løbende overveje, hvilke former for automatisering der passer ind i den lokale kontekst og til den konkrete proces.
I mange tilfælde kan det være fornuftigt at implementere softwarerobotter, mens det i andre tilfælde giver bedre mening at kigge på integrationsløsninger, automatiseringskomponenter fra systemleverandørerne, machine learning eller tilsvarende.
“Det er vores anbefaling, at man altid vurderer, hvilken type af automatiseringsteknologi, der passer bedst til den konkrete proces. Herudover skal der naturligvis vurderes på omkostningerne forbundet med de forskellige teknologiske alternativer, risici og hvor hurtigt der kan implementeres.”
- Peter Sønderlyng, partner i NORDIC RPA.
Boost virksomhedens digitale transformation
I dag er det ikke en nødvendighed, at udskifte sit ERP-system for at booste virksomhedens digitale transformation. Fremfor den traditionelle ERP-revolution kan man i stedet ”aflive” de manuelle arbejdsprocesser med RPA, og integrere virksomhedens forskellige softwareløsninger. Det kan være alt fra indtastning af ordrer til bestilling af varer og opdatering af stamdata med videre.
“Det er vores oplevelse, at den succesfulde implementering af softwarerobotter skaber et organisatorisk digitalt mindset. Hver proces der automatiseres, er små projekter, som løbende kommer i drift. Det sikrer, at digitaliseringen understøtter virksomhedens konkrete behov, og samtidig kan forretningen følge med. Der kan desuden ske en hurtig adoption i forhold til ændringer i processen. Det kan eksempelvis være på grund af kundernes behov.".
- Peter Sønderlyng, partner i NORDIC RPA.
Denne rejse kan skabe grundlaget for en eventuelt senere udskiftning af virksomhedens kernesystem (ERP). Typisk reduceres ERP-projektet med 70-80% igennem denne RPA-systematisering. Det er blandt andet fordi processerne bliver digitaliserede, og fordi det sikrer, at der foregår en løbende opdatering af stamdata.
Selvom man på kort tid kan træne en softwarerobot til en konkret proces, så er RPA en rejse, som kræver både ressourcer og en langsigtet strategi, der er forankret i topledelsen, før det for alvor bliver en succes.
Tvilum høster store gevinster med RPA
Det har den internationale saml-selv møbelvirksomhed Tvilum lært, efter de begyndte at implementere softwarerobotter til at varetage dele af virksomhedens drift.
“Virksomheder skal gøre sig klart, at man skal have dedikerede interne ressourcer, for at RPA bliver en succes. Man skal være åben for at lære og være klar over, at det ikke kommer af sig selv. Men når man først er kommet ordentligt i gang, går det rigtig stærkt. Vi har allerede et år efter implementeringen nået et niveau, hvor vi kan arbejde internt med RPA. Derudover har vi det første år arbejdet med processer i salg, shipping og er efterfølgende startet med produktion."
Jacob Bonde Larsen, CI Manager i Tvilum.
Fra pilot til automatisering i stor skala
Tvilum startede deres RPA-rejse med at undersøge muligheden for at implementere softwarerobotter med et pilotprojekt. Her udvalgte virksomhedens ledelse i samarbejde med NORDIC RPA en nøje udvalgt proces at teste teknologien af på. Derudover lagde de en plan for, hvordan softwarerobotter på sigt kunne udbredes i hele virksomheden.
I dag varetages mange forskellige processer på tværs af Tvilums afdelinger af softwarerobotter, fortæller CI Manager, Jacob Bonde Larsen. Det gælder blandt andet:
Ordreprocesser (Salg):
“Vi behandler mange af vores kundeordre med softwarerobotter, som typisk er de kunder, der ikke har mulighed for at lave en EDI-integration. Mange af de processer, vi automatiserer, kan gøres med andre metoder end RPA, men vi bruger ofte RPA, fordi det er hurtigere og billigere end alternativerne, som oftest er manuel arbejdskraft.”
Fakturabehandling (Shipping):
“Vi oplever sjældent fejl på fragt fakturaer, da 95% er korrekte. Problemet er dog, at vi før i tiden skulle kontrollere alle fakturaer for at finde de 5%, der var fejl i. I disse processer har robotten gjort en stor forskel i forhold til tid, men også fjernet en særdeles triviel arbejdsopgave for en højt kvalificeret kollega.”
Leveringsbekræftelse (Shipping):
“Mange af vores kunder vil gerne have, at vi går ind på deres hjemmeside for at bekræfte levering. Nogle gange skal vi sætte flere 100 flueben, og det gør softwarerobotterne nu automatisk.”
Drift monitorering (Produktion):
“Vores mange produktionsmaskiner skal løbende aflæses for drift-data, og det er et stort arbejde at samle disse informationer. Det gøres nu ved hjælp af RPA. Ud over tidsbesparelsen, sikrer vi også, at maskinerne bliver vedligeholdt rettidigt.
Det faktum, at Tvilum har brugt de nødvendige ressourcer på at lægge en plan for deres RPA-transformation, som også er forankret i topledelsen, kan tydeligt ses på bundlinjen.
“Vi sparer cirka 600 timer per måned. Vi har bevidst startet med at arbejde med de processer, som er en god business case. Dette kombinerer vi med at bruge softwarerobotter i de afdelinger, som vi ved, er præget af stor travlhed. På den måde slår vi to fluer med et smæk.".
- Jacob Bonde Larsen, CI Manager i Tvilum.
Det er ikke kun en øget effektivitet, som Tvilum har fået ud af at implementere softwarerobotter. For også kvaliteten i de manuelle opgaver har fået et løft, fortæller Jacob Bonde Larsen:
“Ud over øget produktivitet har vi opnået mærkbare kvalitetsforbedringer, som er en stor sidegevinst. Det skyldes, at vi ikke laver forglemmelser eller tastefejl, når vi bruger softwarerobotter. Dette ses eksempelvis i vores fragt fakturakontrol, hvor vores robotter fanger flere fejl-faktureringer end tidligere.”
Læs hele Tvilums succeshistorie her.
Vejen til at blive selvkørende
Tvilum er et eksempel på en af de virksomheder, som fra start kom godt i gang med deres RPA-transformation. Den succesfulde start skyldes blandt andet, at projektet har været forankret i topledelsen med en langsigtet strategi. Men ikke alle virksomheder formår at implementere softwarerobotter med samme succes som Tvilum.
Konsulenthuset PWC har udgivet en rapport, som viser, at det ofte tager virksomheder længere tid at komme i gang med softwarerobotter end forventet. Det skyldes, at virksomhederne undervurderer de kompetencer, som et RPA-projekt i fuld skala kræver.
Problemet er ofte, at de fleste virksomheder foretrækker at bruge interne kompetencer til projektet, men der er mangel på RPA-specialister på markedet lige nu. Derfor kan de nødvendige ressourcer til projektet sjældent findes internt.
Det samme problem havde Tvilum, da virksomheden besluttede at starte sin transformation. Måden, man imødekom problemet, var ved at hive eksterne RPA-specialister ind, der kunne tage styringen i projektets første faser, herunder pilotprojektet. Samtidig tog de eksterne konsulenter Tvilums interne medarbejdere i hånden under forløbet, så der i løbet af projektet skete en videns-overlevering.
“Tidshorisonten for implementeringen af den første robot gik egentlig ret hurtigt. Vi fik hurtigt identificeret relevante arbejdsgange, og vi var faktisk i gang med den første proces efter en uges tid."
- Peter Johansen, Shipping Manager i Tvilum.
“Vi ønsker helt klart at fortsætte transformationen, og der er masser at arbejde med endnu. Med de processer, vi har i pipeline, er der plads til at bruge endnu flere udviklere. Dermed kan vi automatisere flere manuelle og trivielle processer for medarbejderne. Vi er startet med vores administrative produktionsprocesser, og det kommer vi til at fortsætte med, da vi her ser et stort potentiale specielt i forhold til planlægning."
- Jacob Bonde Larsen, CI Manager i Tvilum.
Arbejde, der skaber værdi
Tvilums succes med at inddrage de interne medarbejdere i transformationen har haft flere positive sidegevinster.
For det første; I takt med at softwarerobotterne bliver spredt ud i alle afkroge af virksomheden, er der langsomt begyndt at opstå en medarbejderdreven innovation. Her kommer de ansatte selv med input til, hvad den næste proces, der skal automatiseres, skal være.
En anden positiv sidegevinst har været, at medarbejderne generelt har fået frigivet en masse tid fra de manuelle tasteopgaver. Det har givet dem tid til at fokusere på mere spændende arbejdsopgaver, som kræver overblik, analytisk sans og menneskelig kontakt – eksempelvis forretningsudvikling.
“Vores motivation for at kigge på RPA har for det første været at reducere omkostninger ved at få robotter til at lave det manuelle arbejde. Samtidig udfører robotterne trivielt arbejde, der jo ikke ligefrem øger medarbejdernes motivation."
- Per S. Larsen, Continuous Improvement Director i Tvilum.
Når softwarerobotterne frigiver medarbejdernes tid til at udføre det værdifulde udviklings- og opfølgningsarbejde, som de ikke før havde ressourcer til, fordi de var presset af en stor backlog af driftsopgaver, er det til stor gavn for Tvilum. For nu kan virksomheden udnytte sine højt kvalificerede medarbejderes evner der, hvor de skaber mest værdi for virksomheden.
“Den største værdi ved RPA er, at man kan fjerne en masse af det ikke-værdiskabende arbejde i de administrative processer. Der går masser tid med at taste på en computer og sådan noget, som kunden egentlig ikke er interesserede i at betale for. De er interesserede i den service, og det produkt, som vi leverer til dem, og der har vi fjernet meget af spildtiden ved at bruge RPA.".
- Jacob Bonde Larsen, CI Manager i Tvilum.
