7 faldgruber du skal være opmærksom på, når du skalerer din RPA-løsning

Er din virksomhed allerede godt i gang med jeres RPA-rejse, og ser i på mulighederne for skalering af jeres RPA-løsning? Så er det vigtigt, at I kender til de mest almindelige faldgruber for at sikre, at jeres skalering bliver en succes.

De fleste virksomheder kæmper en del med at komme videre til næste fase efter deres første RPA-projekt – også selvom det har været en succes. Næste fase – skaleringen – er ofte udfordret af, at pilotprojektet har fokuseret på taktiske processer. Ved skalering er det vigtigt at have en mere strategisk tilgang, der kortlægger og forbinder processer i hele virksomheden og på flere medarbejderniveauer. Dette er blot en af faldgruberne, der er flere, som du skal være opmærksom på. Hvis I er opmærksomme på faldgruberne fra starten og adresserer dem, så har I væsentlig større chancer for at opnå succes med skalering.

De 7 mest almindelige faldgruber

Her er en oversigt over de 7 mest almindelige faldgruber virksomheder ofte møder i forbindelse med RPA-skalering. Det kan både være strategiske og taktiske/operationelle faldgruber, der kan være årsag til en mislykket skalering.

1: Undgå kun at have en taktisk tilgang til RPA

Det er vigtigt, at din virksomhed har en strategisk tilgang til RPA og ikke kun kigger på de enkelte processer. Ved kun at have en taktisk tilgang løber virksomheden en risiko bl.a. ud fra et teknologisk synspunkt, hvor det er vigtigt, at RPA er en del af ITs overordnede roadmap. En strategisk tilgang skal også sikre, at de processer, der skal automatiseres, vælges med omhu og så skal en RPA-skalering forankres strategisk på ledelsesniveau.

2: RPA er et forretningsprojekt – men glem ikke IT

Det er vigtigt, at involvere IT afdelingen fra starten – både fra et praktisk og strategisk perspektiv. Få deres buy-in, så I sikrer, at I er på samme side. RPA er som udgangspunkt forretningsdrevet, men det er IT styret. Derfor har IT har en vigtig rolle bl.a. i forhold til fremtidige roll-outs, infrastruktur set-up og IT roadmap. Det er derfor vigtigt at sikre, at de rette IT ressourcer er til stede i virksomheden. Det kan forekomme, at IT-afdelingen ser RPA som en konkurrent til eksisterende IT, og dermed kan IT-afdelingen være en hindring for en vellykket implementering. Få deres buy-in fra starten. Det skal ikke ses som en konkurrent, men et supplement til eksisterende IT.

3: Vælg de processer der skal automatiseres med omhu

Når først medarbejderne ser fordelene ved automatisering er der stor sandsynlighed for, at I vil opleve at få mange forespørgsler på processer, de gerne vil have automatiseret. Her er det vigtigt, at I udvælger processer i forhold til deres produktivitets potentiale og udviklingskompleksitet. Prioriter dem metodisk, ellers risikerer I at automatisere processer, som ikke giver det forventede outcome.

4. At ville automatisere for meget af en proces

Én af de mest almindelige faldgruber når initiativer skaleres, er en ivrighed efter at automatisere 100% af en proces. Selvom der ses eksempler på situationer hvor dette er muligt, er det som hovedregel optimalt at sigte efter at automatisere 70-80% af en proces. Ved at fokusere på at afdække samtlige potentielle undtagelser i en process, bliver det hurtigt komplekst og tidskrævende at skulle udvikle, vedligeholde eller ændre sit RPA-workflow.

Med det sagt, kan det i fremtiden blive muligt at komme tættere på 100%, når kunstig intelligens og maskinlæring virkelig vinder indpas i RPA. Indtil da, anbefaler vi dog, at man efterlader et par procenter til menneskelig indgriben, da tiden oftest er langt bedre brugt på at finde flere processer, end at finde procenter i de eksisterende.

5. At undervurdere de nødvendige færdigheder til en fuld udrulning af RPA

RPA er stadig en relativ ny teknologi, så de fleste organisationer har ikke et hold eksperter på området. De basale RPA-færdigheder er umiddelbart nemme at lære for ansatte med en IT baggrund, men når der skal skaleres i større omfang, vil der som oftest, set fra et kvalitativt og kvantitativt perspektiv være behov for færdigheder i en helt anden størrelsesorden.

De vigtigste RPA roller er:

RPA-business analyst. Skal forstå processerne og vide hvordan de skal optimeres.
Scrum masters. Skal udvikle og koordinere det overordnede projekt
Udviklere. Skal udvikle og implementere robotterne
Løsningsarkitekter. Skal have overblik over løsningen, projektet og brugernes behov

Derudover er det vigtigt med erfaring. Erfarne udviklere og løsningsarkitekter ved, hvordan man bygger RPA-workflows. Sidst men ikke mindst kan det være en udfordring for en virksomhed at gå fra pilotprojekt til fuld skalering uden eksterne ressourcer. For at kunne automatisere nok processer til hurtigt at kunne se fordelene ved automatiseringen, kan det blive nødvendigt at blive støttet af erfarne konsulenter. Man kan så samtidig uddanne sine egne ansatte til at kunne overtage dele af eller hele RPA-programmet.

6. At tage for let på betydningen af stakeholder management

Det er vigtigt at have buy-in fra top management bl.a. for at få budget til projektet og løfte det til et strategisk niveau. På afdelingsniveau er de vigtige stakeholders IT, security, afdelingschefer, change management og procesejere. Hvis ikke der er support, involvering og forståelse fra disse personer risikerer projektet at gå i stå.

7. Mangel på roadmap for roll-out og opretholdelse af automatisering

Uden en plan kan projektet let falde til jorden. Det er derfor vigtigt at lave et roadmap fra starten, hvor I bl.a. skal tage højde for ovenstående punkter. Og så er det vigtigt at holde gang i pipeline og sørge for at nye processer løbende identificeres til automatisering.